Navidad es, junto a verano, un periodo clásico de descanso en muchas empresas. Es habitual tener reuniones familiares, algún viaje, reencuentros con amigos… Y, también, no haber gastado aún todos los días libres sin consumir en el año.
Gestionar las vacaciones del personal es algo que supone muchos quebraderos de cabeza para el departamento de recursos humanos y para los managers.
Hay ciertos aspectos de carácter legal sobre los que no hay duda. Por ejemplo, ambas partes, empresario y empleado, deben conocer la legislación que les afecta y que está en función de donde esté radicada la empresa. El convenio colectivo, o contrato individual, tiene que recoger el número de días de descanso. Una cifra de días naturales de vacaciones por empleado que nunca puede ser menos de 30.
También hay salvedades, por ejemplo que si las vacaciones coinciden con una incapacidad laboral (una baja, un permiso de maternidad o paternidad…) el empleado podrá disfrutar de las vacaciones en una fecha distinta.
Ahora bien, ¿Cómo gestionar de las vacaciones de los empleados?
La gestión más compleja es la relativa a la dimensión más humana y organizacional de las vacaciones. Hay una serie de consejos que enumeramos en estos tips:
- Establecer unos criterios claros y válidos: Construir un marco es el primer paso para una correcta gestión. Esos criterios deben venir después de haber identificado las principales características de los equipos, las responsabilidades, el flujo de trabajo o las formas de organizarse.
Además, dentro de esos criterios, debe quedar claro quien tiene prioridad sobre otros (por condiciones especiales, antigüedad, tipo de trabajo…). Como decíamos en las primeras líneas, en esta época se suelen generar muchas peticiones por lo que las reglas del juego deben estar bien definidas. - Comunicar es imprescindible: Es importante que la gestión sea ágil con los empleados. Que ellos puedan conocer de forma sencilla los días que les restan, los periodos cuando puede disfrutarlos etc. Informar a los futuros empleados sobre las políticas vacacionales de tu empresa. Es importante que tus trabajadores sepan cómo funcionan tus políticas de gestión de vacaciones antes que se incorporen en tu organización. Esto evitará la presentación de solicitudes imposibles y te liberará de discusiones inútiles.
- Cuidar los tiempos: La gestión de los plazos es primordial a la hora de planificar las vacaciones. Aunque a veces resulte complejo conviene no adelantarse en exceso en las programaciones que realicemos (puede que la realidad lo cambie todo) ni tampoco dejemos la iniciativa ni los cambios para la última hora.
- Tratar de no imponer: La organización, la comunicación o el establecimiento de criterios trabajan en favor de que no haya situaciones en las que haya que imponer por ninguna de las partes decisiones no consensuadas.
- Gestionar el proceso de forma digital: Trabajar con un software en el ámbito de recursos humanos nos permitirá optimizar y agilizar los procesos en diferentes dimensiones. En muchas empresas se sigue pensando que las herramientas para calcular las vacaciones, organizar turnos o descansos en una empresa son las hojas de cálculo o los cuadrantes.
Sin embargo de esa manera seremos menos eficientes y perderemos dinero.
Trabajar con un software aporta muchas ventajas:
- Centralizar la información: Toda la información está accesible en una misma plataforma, lo que ahorra tiempos e ineficiencias.
- Descentralizar la gestión de procesos: De esta manera acercamos la gestión a los equipos y sus managers, sin la necesidad de que el departamento de recursos humanos esté presente en todos los procesos. Los propios empleados introducen los datos, agilizando los tiempos y evitando errores o malos entendidos.
- Automatizar procesos: La organización será más sencilla en la medida en que muchos procesos correrán a cargo del software. Además podremos personalizarlo pudiendo, por ejemplo, generar notificaciones ante una reserva.
- Obtener estadísticas y recuentos de forma constante: La automatización nos permitirá generar informes que nos ayudarán a corregir posibles ineficiencias. Además ese tipo de informes son personalizables.
- Tener un control mayor: La gestión del tiempo que nos permiten este tipo de software hace que podamos tener en cuenta la presencia, la ausencia, las vacaciones consumidas, las reservadas… Así tendremos el control de las vacaciones digitalizadas e incluso podremos obtener información a partir de ahí.
- Evitar burocracia: Está comprobado que uno de los grandes problemas en la gestión de las vacaciones (y también de descansos, turnos…) es la excesiva burocracia. De esta manera, y con esos procesos descentralizados de los que hablábamos antes, todo se facilita.
Un software de Recursos Humanos como a3Asesor RRHH.- Solución de Software colaborativo para RRHH, que cuenta con un módulo específico de gestión del tiempo, nos permite modernizar la gestión de talento de una forma sencilla, y además es escalable por lo que podemos ir configurándolo en función de cómo avance nuestra empresa.
Su fácil manejo e implementación nos permiten llevar a cabo todos los consejos descritos, de forma segura, desde cualquier momento y cualquier dispositivo gracias a la tecnología cloud.
Un software como a3Asesor RRHH.- Solución de Software colaborativo para RRHH nos permite, además de gestionar las vacaciones, muchos otros procesos necesarios para mejorar la productividad como la organización de jornadas, la dedicación de tareas, el control de presencia…
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Fuente: Wolters Kluwer